Narzędzia do zarządzania biznesem i zachodzącymi w nim procesami

Dobrze zorganizowane firmy, bez względu na ich wielkość oraz rozległość struktur wyrażają swój model operacyjny w procesach biznesowych. W zależności od branży i zakresu działalności odbywające się procesy mogą być proste lub bardzo skomplikowane. O ile w pierwszym przypadku stosunkowo łatwo jest zapanować nad przepływem danych i przebiegiem procesów, tak w drugim nie jest to już takie proste. Nasze narzędzia BPMS, Kogito BPM oraz Red Hat PAM to rozwiązania, które potrafią zautomatyzować najważniejsze procesy zachodzące w firmie. W tym tekście przedstawimy, czym dokładnie są i omówimy konkretne przykłady ich zastosowania.

Co trapi firmy?

Jednym z największych wyzwań rozbudowanych firm jest kontrola zachodzących wewnątrz nich procesów biznesowych oraz wgląd do czasu ich trwania i generowanych kosztów. Optymalizacja kosztowo-zasobowa w pewnym momencie staje się niemożliwa, a to prowadzi do zaburzenia oceny skuteczności danego procesu. Jeśli firma zmaga się z wieloma procesami jednocześnie, problemy się mnożą i w końcu zaczynają negatywnie wpływać na jej działalność.

Wyzwania, z którymi zmagają się firmy

Optymalizacja i redukcja kosztów

Rozwiązaniem problemów związanych z kontrolą przebiegu procesów zachodzących wewnątrz firmy jest wdrożenie BPMS (Business Process Management System). Dzięki temu narzędziu możliwy jest wgląd w przebieg procesu na każdym jego etapie. Co więcej, proces może zostać symulowany z wykorzystaniem rzeczywistych lub zakładanych danych. Taka symulacja pozwala na analizę oraz ewentualną eliminację słabych punktów zarówno w kontekście kosztów, jak i innych wykorzystywanych zasobów. W procesach zakładających kilkanaście kroków taka kontrola jest niezbędna, by uniknąć generowania niepotrzebnych kosztów.

Zarządzanie ryzykiem i compliance

Skomplikowane procesy zazwyczaj składają się z wielu kroków, co sprawia, że monitorowanie ich przebiegu w czasie rzeczywistym bez dodatkowego wsparcia staje się niemal niemożliwe. Wszystko bowiem musi odbywać się zgodnie z określonymi założeniami. Ryzyko wystąpienia niezgodności spowodowanych brakiem monitoringu oraz narzędzi do zarządzania ryzykiem może stanowić ogromne zagrożenie dla działalności całej organizacji.

Dzięki zastosowaniu BPMS każdy proces jest zdefiniowany, a jego przebieg może być monitorowany w czasie rzeczywistym, co ma szczególne przełożenie na ewentualne korekty oraz optymalizację kroków. Co więcej, dzięki narzędziu nie ma problemu z szybkim ustaleniem, kto jest odpowiedzialny za wykonanie danego kroku w danym procesie. BPMS pozwala na zdefiniowanie etapów zarządzających ryzykiem oraz tych, które odbywają się manualnie lub automatycznie. Ciągłe monitorowanie przebiegu procesu dzięki BPMS nabiera nowego wymiaru i pozwala na zapanowanie nad najważniejszymi kwestiami związanymi z jego przebiegiem.

Zwinność procesów

Istnieją procesy, w których zmiany muszą być wprowadzone natychmiast i nie ma czasu na zwłokę. Niestety działy IT w dużych organizacjach bardzo często są obciążone kolejką zadań, które muszą wykonywać według ustalonego harmonogramu. Nie ma więc miejsca na segregację zgłoszeń. Wszystko ma swoje miejsce i czas. W takiej sytuacji najbardziej stratny jest biznes, który musi czekać na niezbędne modyfikacje a w międzyczasie ponosić straty na tle finansowym, kadrowym i każdym innym.

BPMS pozwala na wprowadzanie niezbędnych zmian w procesach, które nie wymagają udziału IT. Dzięki BPMS około 40% wszystkich zmian może być wprowadzana bezpośrednio przez administratora niezwiązanego z działem IT. Znacznie skraca to współczynnik time2market i pozwala na szybsze usuwanie z łańcucha procesu niepotrzebnych lub wadliwych kroków.

Dostępność zasobów

Zaawansowane procesy bardzo często wymagają podejmowania wielu decyzji oraz ręcznego wykonywania obliczeń. To z kolei może prowadzić do konieczności znacznego rozszerzenia zasobów ludzkich o specjalistów z danej dziedziny. Pozyskiwanie tych pracowników jest jednak czasochłonne oraz problematyczne ze względu na obecną sytuację na rynku pracy.

BPMS daje możliwość zmierzenia czasu spędzonego przez pracownika nad wykonaniem konkretnego zadania lub kosztu, jaki został przez to wygenerowany. Analiza tego typu wskaźników KPI pozwala na ocenę procesu, na podstawie konkretnych danych, a nie intuicję lub indywidualne przeświadczenie. Co więcej, tego typu statystyki pomagają na ulepszanie procesów i potencjalne oszczędności w konsolidacji zadań wykonywanych między poszczególnymi procesami.

Jak to działa w praktyce?

Przyjrzyjmy się temu, jak nasze narzędzia rozwiązują realne problemy, z którymi mierzą się duże organizacje. Dzięki temu lepiej ukażemy naszą filozofię oraz zakres możliwości tego, co tworzymy.

1.      Automatyzacja procesu wnioskowania online o kredyt ratalny

Wykorzystane narzędzie – SAG (Software AG webMethods BPMS)

Dzisiejsi klienci, dokonujący zakupów w Internecie nie chcą czekać na rozpatrywanie ich wniosków o kredyt ratalny. Wszystkim zależy na tym, by dane zostały sprawnie przetworzone i skutkowały szybko wydaną decyzją kredytową. Do tego jednak potrzebna jest odpowiednia automatyzacja całego procesu.

Wdrożone przez nas narzędzie SAG jest w stanie:

• znacznie skrócić czas wydawania decyzji,
• identyfikację online poprzez przelew identyfikacyjny,
• przetworzenie skanów dokumentów przesłanych przez klientów,
• mierzyć KPI (liczbę wniosków, procent odrzuconych, zakończonych i porzuconych wniosków itp.)

Takie usprawnienie całego procesu znacznie uatrakcyjnia ofertę kredytową i sprawia, że w oczach klientów staje się bezproblemowa. To z kolei z przekłada się na zwiększenie sprzedaży przy pomocy płatności ratalnej.

2.      Przeniesienie procesów backoffice do nowego systemu

Wykorzystane narzędzie – Kogito BPMS

Tylko ciągły rozwój i usprawnianie stosowanych metod jest w stanie zagwarantować sukces. Oznacza to, że czasami potrzebna jest migracją wszystkich usług i wdrożenie nowych systemów. Bywa jednak tak, że nowa infrastruktura nie jest przygotowana do obsługi zachodzących już w organizacji procesów.

Zostańmy przy bankowości i rozpatrzmy zastosowanie Kogito BPMS do stworzenia oraz zaimplementowania przyjaznego dla klientów systemu aplikacji o kredyt ratalny. W dzisiejszych czasach niezbędne jest drastyczne skrócenie całego procesu oraz co ważne, możliwość przeprowadzenie weryfikacji i zawarcia umowy z klientem bez konieczności osobistego spotkania.

Z Kogito BMS możliwe jest:

• dostarczenie front-end dla pracowników banku, który pomoże w weryfikacji wniosku,
• tworzenie usługi autoryzacji klienta,
• integracja procesów z zewnętrznym systemem płatności,
• stworzenie bazy wniosków.

3.      Rekrutacja pracowników

Zastosowane narzędzie – BPMS

Poszukiwanie pracowników może być procesem obarczonym koniecznością wykonania wielu czynności. Samo znalezienie kandydatów, analiza ich aplikacji, etap zadania testowego oraz kontakt z każdym z potencjalnych współpracowników bywają czasochłonne i angażujące wiele zasobów. Dzięki BPMS możliwa jest jednak optymalizacja całego procesu.

Narzędzie może samodzielnie:

• znaleźć kandydata w określonym miejscu oraz o określonych cechach,
• wysłać mu zadanie testowe,
• odebrać wykonane zadanie,
• przekazać zadania do oceny,
• skontaktować się z grupą, która nie przeszła rekrutacji.

Automatyzacja procesów to korzyści dla organizacji

Narzędzia typu BPMS potrafią znacznie ułatwić pracę w ramach danej organizacji oraz generować oszczędności poprzez uszczelnienie procesów. Mniej wykorzystanych zasobów, więcej czasu na naprawdę istotne zadania oraz skrócenie ścieżki decyzyjnej sprawiają, że nasze narzędzia są w stanie w znacznym stopniu zmienić kulturę pracy danej organizacji. Ich działanie jest przykładem tego, jak nowoczesna technologia potrafi niemal na każdym polu ułatwiać życie.